Apprendre à s’organiser efficacement

Pourquoi mieux s’organiser permet de mieux gérer l’entreprise pour plus de rentabilité

Les entrepreneurs se demandent principalement comment développer le business et le rendre rentable. La réponse est souvent en plusieurs fondamentaux. La stratégie d’entreprise dont la stratégie commerciale (marketing, com’, prospection). Mais également l’organisation et la gestion du temps. Gagner du temps et préserver son l’énergie est un axe de progrès essentiel, pour une entreprise solide, rentable, résiliente.

• Pour assurer la pérennité de l’activité et garantir une stabilité financière, il faut savoir anticiper les périodes de creux. Il faut être capable d’actionner un Plan B. Savoir quand persévérer, quand s’adapter. Cela demande une capacité à prévoir, planifier. Une vision d’ensemble : piloter plutôt que subir.
• Pour beaucoup d’entrepreneurs, l’entreprise repose sur les épaules mentales et financières d’une personne. Il est crucial de savoir optimiser les ressources, maximiser le temps, l’argent et les compétences investies. C’est ainsi qu’on trouve le temps (et les moyens) de développer le business.
• Cette optimisation permet de faire les bons choix : savoir quelles actions prioritaires mettre en place, cesser de s’éparpiller et d’investir dans des stratégies inefficaces. Pour en finir avec la dispersion et la procrastination, il faut parfois analyser ses peurs, et ensuite professionnaliser son organisation et ses process.
• Parfois, le business model est bon. Mais c’est l’organisation qui pèche et qui envoie des entreprises dans le mur.

Pour une vision stratégique et organisationnelle

L’aspect commercial est également très important (voir notre page à ce sujet).

Formation apprendre à s’organiser efficacement

L’atelier en visio ou présentiel suit la progression décrite ci-dessous. L’aspect gestion du temps (emplois du temps, agenda) y est approfondi pour une mise en place pragmatique dans une vie d’entrepreneur.

Les 12 points clés pour s’organiser efficacement

1. Fixer le cadre (objectifs de rentabilité, de temps de travail et de bien-être);
2. Apprendre à détailler des objectifs réalistes (SMART) pour une vision de long terme (prendre du recul, de la hauteur);
3. Savoir mettre en place et suivre des plans d’action (feuilles de routes);
4. Trouver ses propres critères pour établir des priorités (lutter contre la dispersion, hiérarchiser); Méthodes ABCDE, GTD, Matrice d’Eisenhower, gant…
5. Apprendre à gérer son temps efficacement, pour garder le moral et conserver la forme (éviter l’épuisement et le burn-out); Méthodes pomodoro, time blocking, eat the frog, loi de parkinson…
6. Savoir gérer son agenda efficacement, trouver son rythme. Planification de court et long terme;
7. Apprendre à se connaître pour mieux anticiper (et réaliser des devis et proposer des délais plus réalistes);
8. Apprendre à anticiper ou gérer les interruptions, imprévus et urgences (adaptation, analyse de risques, plans B, savoir déléguer);
9. Trouver et lever ses freins et blocages (procrastination, angoisses, savoir dire non);
10. Mettre en place ses routines pour baisser la charge mentale, et éviter de se sentir dépassé, tout en restant réactif;
11. Choisir et suivre ses indicateurs de pilotage (KPI) et tableaux de bord;
12. Savoir automatiser, professionnaliser ses process et habitudes pour une meilleure productivité.

Cette formation peut être poursuivie par un approfondissement de quelques outils d’organisation (Notion, IA, trello,…). Un suivi individuel peut être utile pour adapter l’organisation mise en place, le temps que les entrepreneurs soient autonomes.

Mieux s’organiser c’est aider à rentabiliser son activité en tant qu’entrepreneur

Quand on pense rentabilité, on pense souvent exclusivement commerce. Mais être plus productif, mieux gérer son emploi du temps, résister aux imprévus, s’adapter au marché… est aussi un aspect crucial de la vie d’une entreprise et de la bonne santé d’un entrepreneur. En étant son propre patron, on doit gérer son temps de travail et son temps personnel, les urgences, les priorités… Une simple liste de tâches (todo list) est rarement efficace. Ca peut même être contre-productif. Lorsque tout est urgent, comment gérer les priorités?

La journée de travail n’est pas extensive, et l’organisation personnelle doit être efficace. Il ne s’agit pas de s’interdire toute distraction, mais d’apprendre à gérer le temps. Parfois, heure par heure et heures par jour. En bonus, cela permet d‘établir des devis plus précis et meilleurs commercialement. Toute la stratégie commerciale et opérationnelle de l’entreprise, doit être évaluée par rapport à des critères de rentabilité et de temps de travail. Ainsi, perdre du temps, c’est perdre de l’argent et de la motivation, de l’énergie, du moral.

Une telle organisation permet aussi de mieux gérer ses emails, sa compta, son administratif, … et donc d’offrir une meilleure réactivité aux clients. En organisant son emploi du temps pour ne pas laisser s’accumuler les tâches ingrates, on se préserve des oublis, on allège la charge mentale, et on évite de se disperser à vouloir tout faire en même temps. La priorisation des tâches entrepreneurs est très vite (littéralement) un casse-tête. Et la gestion du calendrier une source de stress, Tout comme le suivi des temps passés et l’évaluation des temps à passer.

Maintenir un équilibre entre production, vie privée et vie entrepreneuriale, est un challenge. Installer une priorisation et une gestion des emplois du temps prend du temps. Mais c’est un investissement nécessaire. Il n’existe pas réellement de méthode miracle pour gagner du temps, mais on peut déjà apprendre toutes les règles qui évitent d’en perdre. Certaines astuces d’organisation quotidienne peuvent aussi être utilisées (telle que la gestion de la lecture des mails ou des réseaux).

Savoir prendre du recul pour prendre les bonnes décisions

Une stratégie d’entreprise doit pouvoir s’adapter, tout en étant assez résiliente et solide pour être une feuille de route fiable. Comment résoudre ce paradoxe ? On peut parler d’agilité de l’organisation, voir et gérer l’entreprise comme un projet.

Pour une petite entreprise, définir des objectifs est primordial et plus difficile qu’il n’y parait. Il faut établir des critères, connaître ses contraintes et ressources, évaluer ses limites… C’est d’abord un exercice d’introspection. Il faut ensuite, au moins une fois par an, se réinterroger. Changer et améliorer ses pratiques, son organisation, ses méthodes, ses process, ses outils. Pour suivre des évolutions du marché et de la situation économique. Pour s’adapter à ses propres évolutions (besoins, volontés). Et aussi pour suivre les évolutions des outils eux-mêmes comme, par exemple, l’arrivée de l’IA.

Les objectifs doivent être réalistes, pragmatiques (on dit aussi atteignables), et chiffrés. La première règle d’un business rentable est de ne pas confondre objectifs et fantasmes. Et pour cela, rien de tel que de chiffrer (mesurer) et établir des scénarios qui mènent à l’objectif. Ces scénario, véritables feuilles de routes, sont transformés en plans d’action. Les étapes deviennent des jalons (milestones) qui cadrent l’avancement et permettent à l’entrepreneur de savoir où il en est et comment réagir.

Comme tout planning qui doit être à la fois solide et adaptable, les stratégies sont des guides que l’on suit et que l’on adapte. Encore faut-il savoir quand et pourquoi le faire. C’est là que les indicateurs (KPI : indicateur clé de performance) sont importants. Il est nécessaire de savoir quand continuer, quand s’arrêter, quand changer. Et quoi optimiser.

Ces décisions permettent l’optimisation du temps et de l’organisation. Offrant ainsi la possibilité de prendre du temps pour préparer de nouvelles activités, de se former, ou se reposer.

Apprendre à prioriser, hiérarchiser et gérer son temps de travail pour préserver sa santé

Les neurosciences progressent et nous apprennent qu’on peut découper son temps différemment pour protéger son cerveau. La méthode Pomodoro permet par exemple de terminer une journée de travail en étant moins fatigué. De garder un esprit frais et actif, tout en ayant avancé sur de nombreux sujets. Il existe différentes techniques de gestion du temps et plusieurs règles. En particuliers ne pas faire plusieurs choses à la fois, et travailler par petites tranches de concentration intense.

Peu de modifications dans son organisation peuvent conduire à de grandes améliorations. C’est la Loi de Pareto qui dit que 80% des effets résultent de 20% des causes. Et c’est là qu’il faut jouer pour améliorer la productivité et aller vers une planification efficace.

La Matrice d’Eisenhower est également une approche intéressante pour prioriser.

Une meilleure organisation, c’est aussi un système d’aide à la décision. C’est ce qui permet d’éviter de se demander dans quel ordre faire quoi, tous les jours, toutes les semaines. C’est partie en we en sachant que la semaine suivante est déjà bien cadrée, et qu’elle résistera bien aux imprévus. C’est du confort mental et une baisse de l’anxiété. En retrouvant de la sérénité, l’entrepreneur retrouve de l’efficacité dans son activité, et dégage du temps pour son métier de coeur.

De meilleures soirées, des nuits plus reposantes, non passées à réfléchir sur tout ce qu’il y a à faire. Des week-ends où on déconnecte mieux. Les effets d’une bonne organisation, de mettre en place les bons outils et les bonnes méthodes, est crucial : routines efficaces pour les entrepreneurs, automatisation, calendriers, …

Mon expérience de cheffe de projet (ou plutôt de cheffe de multi-projets multi-équipes), de la relation-clients, et de l’encadrement d’équipes, me permet d’accompagner les entrepreneurs dans leur organisation.