Entrepreneur, comment gagner du temps?

Entrepreneur, PME, artisan, profession libérale, artiste… on est souvent en lutte contre le temps qui file et qui se déchire entre la « production », l’administratif, le commerce. Sans compter la vie personnelle. On entend souvent « un artisan ne compte pas ses heures ». Mais comment peut-il être rentable et avoir un chiffrage réaliste, s’il ne sait pas précisément combien de temps il a passé à chaque tâche? Comment gagner du temps quand on ne sait pas où on en perd?

Alors, comment faire pour gagner du temps? Peut-on réduire la charge mentale? Comment compter pour être rentable?

S’organiser pour gagner du temps

Finalement, il n’y a pas beaucoup de secrets et pour une fois, quelques clichés sont réalistes:

Pour gagner du temps, il faut commencer par cesser d’en perdre! Et pour cela, il faut noter pour ne pas sans cesse se ré-interroger… En notant ce qu’il y a à faire (todo listes, plans d’actions), en classant, en fixant des priorités réalistes, on avance et on réduit la charge mentale. On limite la sensation d’être perdu dans « trop à faire » et « je ne sais pas par quoi commencer ». On lutte même contre la procrastination.
Pour avancer, il faut mettre un pied devant l’autre, l’un après l’autre. Se fixer des objectifs ambitieux est important, motivant. Essentiel pour développer une activité sur le long terme! Ne pas les noter et les ignorer est risquer de perdre de vue ses ambitions de départ. C’est risquer de dévier trop largement de ses rêves et sa motivation initiale. Mais chercher à les atteindre d’un bon revient à se placer en position d’échec et de déception.
1. Il faut donc avoir plusieurs listes de choses à faire et d’objectifs,
2. et surtout il faut prioriser.

Noter, faire des listes et des plans d’actions, oui mais…

Les listes mal gérées sont faites, oubliées et refaites. Si elles comportent trop de tâches, elles contiennent rapidement des doublons et donnent un sentiment d’impossibilité, de « trop à faire », et elles découragent. Finalement, elles augmentent la charge mentale en donnant l’impression de travaux herculéens à accomplir.

Il faut d’abord fixer des objectifs ambitieux (long terme) mais aussi faciles et de court terme. Il faut décomposer en petites tâches, fixer des dates et des priorités, et y aller petit à petit.

L’organisation avec des jalons

Les méthodes de gestion de projet « modernes » sont basées sur une forme d’agilité (méthodes dites agiles). On peut en tirer quelques enseignements applicables dans tous les contextes.

Créer plusieurs « listes » différentes, par grands ensembles de tâches qui ne se recoupent pas (ou pas trop). Dans certains outils, cela revient à créer des « projets ». Par exemple:
1. Projet « Administration », pour toutes les tâches d’administration, comptabilité…
2. Projet « Communication et commerce », pour toutes les tâches de prospection commerciale, relance clients, …
3. Projet « Production », pour tout ce qui concerne la production: réalisation des commandes clients, préparation du matériel, etc.
Dans chaque « projet », créer des jalons. Les jalons (on dit aussi milestones) sont des dates auxquelles les tâches doivent être réalisées. Les jalons sont une manière d’organiser des tâches. On peut imaginer trois types de jalons:
1. Les jalons correspondant à des tâches qu’il faut réaliser toute l’année, mais que l’on veut noter par « petits lots ». Dans ce cas, on créera par exemple:
  - Jalon « Communication réseaux sociaux 1er trimestre 2023 », avec une échéance fin mars 2023. Dans ce jalon, on pourra noter en vrac plusieurs idées et choses à faire, sans se préoccuper des priorités et du réalisme. Ce n’est que début 2023 qu’on ira voir, qu’on triera, qu’on donnera des priorités et qu’on transformera certaines idées en tâches à réaliser. On pourra aussi choisir des idées et les décaler dans le jalon suivant (Communication … 2d trimestre 2023).
  - L’idée est donc de créer des jalons réguliers, assez courts, qui permettent de tout noter sans avoir une liste démesurée.
  - On peut ainsi avoir un jalon lointain, permettant de noter les ambitions de long terme. Ainsi elles restent motivantes, mais sans écraser du poids de « il faut que je! »
2. Les jalons correspondant à une date ferme. Par exemple « Salon du mariage été 2023 ». C’est un jalon qu’il faut tenir et préparer. On mettra dedans les tâches qui permettent d’arriver préparé, mais aussi l’inscription, etc. En essayant de mettre des dates réalistes aux différentes tâches, on approche le « rétro-planning » (planning fait en fonction de l’objectif et la date à atteindre). Si en plus on ajoute des notions de chiffrage (nombre de jours ou d’heures à passer à chaque tâche), on peut vérifier que c’est… faisable. Et surtout, après coup, on pourra vérifier si le chiffrage et les dates étaient réalistes. Ainsi, on s’améliore, on apprend.
3. Les jalons « vrac »: si possible de court terme, dans lesquels on met les tâches courtes qu’il faut absolument faire… dans la semaine, ou le mois. Ainsi on peut se préparer la liste des petites choses à faire, semaine après semaine. Il est toujours possible de décaler des tâches de cette liste dans le jalon suivant. Petit à petit, on apprend ainsi à s’organiser de manière réaliste! On voit ce qu’on a réussit à faire, et si les chiffrages étaient exacts.
Les tâches elles-mêmes peuvent être très détaillées ou des listes. A trop détailler on risque de se perdre. Par exemple, on peut:
- Créer un jalon « opération commerciale spéciale Mariages ». Avec dedans une tâche « préparer le flyer » et une autre « liste des personnes à contacter », voir une tâche « idées en vrac ».
- Les tâches permettent d’ajouter rapidement tout ce à quoi on pense… sans trier, en vrac. Ce n’est que lorsqu’on travaille sur la tâche elle-même qu’on peut regarder tout ce qu’on avait noté. On trie, on choisit, et on gagne du temps de réflexion.
Les tâches « vrac » doivent être régulièrement relues et nettoyées: une idée sera soit très repoussée (jalon « ce serait bien, un jour lointain… »), soit planifiée (y compris l’année prochaine), soit éjectée (quitte à garder un jalon « idées si par miracle… »).

Dans les méthodes de gestion de projet dites « agiles », on parle de milestones (jalons) et de lots (de tâches). On parle aussi de backboards (tableaux noirs) dans lesquels tout est noté « en vrac ». C’est une méthode de gestion de projet souple qui permet de s’adapter rapidement aux besoins et demandes. Les post-its sont souvent très utilisés pour tout noter et classer, choisir ce qu’il y aura à faire dans « le lot suivant ». C’est complété par des réunions régulières et des points d’avancement quotidiens qui permettent de tout réajuster facilement. Ainsi, on ne perd rien de vue… mais on ne se noie pas non plus dans le « tout ce qu’il y a à faire ». C’est de plus une excellente façon de travailler en équipe… chacun pouvant être responsable de son travail et ayant son mot à dire.

La clé de la réussite est dans « faire le point très très régulièrement! » et non pas remplir des post-its et des listes pour mieux les oublier. En ce sens, il peut être bon d’avoir un tableau noir/blanc ou des post-its pour garder les tâches de court terme sous les yeux. Commencer la journée en revoyant les tâches à faire, c’est l’idéal mais on a rarement le temps. En revanche, commencer ou finir la semaine ainsi, c’est bien quand c’est possible. Finir la journée par un bilan rapide et une préparation de la liste du lendemain est aussi une excellente façon de faire. Et cela permet de gagner du temps au démarrage de la journée. Parfois, cela permet même de mieux dormir… car le cerveau sait qu’il n’a pas à réfléchir, c’est bon, c’est prêt.

Il est toujours bon de tout noter, ET de conserver trace de pourquoi on a éliminé une idée… Cela évite de se reposer la question. Et parfois, le contexte change et cela devient réalisable.

En procédant ainsi:

Tout est noté, on gagne en confort mental: plus de risque d’oublier, plus besoin de se reposer encore et encore les mêmes questions.
On gagne du temps car il est organisé. On fait les choses dans le bon sens.
On a un chiffrage plus réaliste des actions nécessaires à la production, et de toutes les autres actions: on évolue, on apprend, on gagne en efficacité. On peut même affiner ses devis et changer ses prix. Ou ne pas les changer mais savoir mieux indiquer au client le temps passé (y compris le temps offert : celui qu’on ne fait pas payer).
On ne s’est pas noyé dans trop de listes et post-its dans lesquels l’important est perdu dans l’improbable.

Quels outils utiliser pour gagner du temps?

Ce qui importe le plus, c’est d’être assez méthodique et régulier:

Prévoir chaque semaine un créneau « administration et autres tâches » dans lequel on va revoir les jalons, les tâches, et avancer.
Prévoir régulièrement un créneau « commerce » où l’on fera pareil.
Si on n’a pas le temps de noter « au bon endroit », utiliser une tâche « vrac », mais s’obliger régulièrement à revenir ranger. Sinon, c’est comme un atelier ou une maison, une pièce peut vite devenir inutilisable. Pourtant, une fois rangée… il reste beaucoup de place!

Le choix d’utiliser un outil informatique ou pas est très personnel. On peut citer: un tableau (blanc, noir), un mur ou une fenêtre sur laquelle on colle des post-its, des tableurs excel… Si l’on va vers un outils informatique, https://freedcamp.com en version gratuite est déjà bien complet. On peut créer des projets, des jalons et des tâches. Je conseille de toujours le faire dans cet ordre! Dans la version gratuite, on peut ensuite visualiser sous forme de liste ou de kanban (= en 3 colonnes: en attente, en cours, fait), ou en agenda. On peut aussi recevoir des mails de relance.

S’organiser, ça s’apprend!

Ma méthode pour gagner du temps, baisser la charge mentale

Voici la méthode que j’utilise, avec uniquement des outils gratuits. Elle est propre à mon activité et ma manière de fonctionnaire, car chacun est différent.

Freedcamp en mode gratuit:
- Création d’un seul projet pour l’admin, le travail, la compta, le commerce…
- Création de listes de tâches
  - Production clients; Formation et veille; Création matériel (de com’, de formation…); Commerce; Administratif;
- Dans les listes, des tâches pas trop détaillées quand c’est du long terme. Et des tâches dont le nom est le mois sur lequel il faut s’en occuper. Ainsi il y a un « janvier 2023 » dans la liste « Administratif ». Certaines tâches ont une date d’échéance.
- J’utilise le calendrier windows pour planifier le travail:
  - les évènements, rdvs, dates de livraisons sont indiqués (je mets ** devant le titre pour les repérer).
  - J’ai ajouté un rdv automatique tous les lundi « admin et commerce » qui bloque la journée. Même si ça prendra moins de temps. Je peux ensuite éditer à l’avance pour placer ce que je veux s’il y a des choses à se rappeler de faire. Ainsi, je n’ai pas en m’en préoccuper dans la semaine: je me contente de coller dans le « lundi prochain » pour ne pas oublier.
  - Et un rdv automatique mensuel, pour la « veille » : des liens à aller voir pour connaître les nouveautés et tendances concernant le marketing digital (par exemple, évolutions des algorithmes google, linkedin, ou statistiques…)
  - Je reprends les tâches dans freedcamp et je planifie dans le calendrier windows: je bloque suffisamment de jours.
  - Je passe les tâches en « en cours » quand elles sont planifiées. Je les édites et « raye » dedans au fur et à mesure que cela avance.

Cette organisation peut paraître bancale: j’utilise 2 outils au lieu d’un. Mais cela m’oblige à prendre la liste des tâches, à réfléchir, à planifier dans le calendrier windows. Cette action m’oblige à me poser. Donc ce « double travail » est bénéfique pour moi.

C’est pour moi le bon équilibre:

Des tâches dans lesquelles je peux mettre tout en vrac. Le tout est que les tâches elles-mêmes soient bien découpées (ni trop, ni trop peu).
Je n’utilise qu’une vue sous freedcamp. Cela m’évite de me perdre.
Le calendrier windows me fait les rappels.

Nous pouvons vous aider à vous organiser pour gagner du temps :

Création de quelques outils de type tableur, ou en ligne,
Revue de l’agenda et préparation des plans d’action,
Optimisation du temps par ré-organisation,
Support mensuel pour faire la point et organiser le mois à venir (ou à une autre fréquence).

Situés à proximité d’Orléans, cela peut se faire par un point régulier en présence, ou à distance. Nous accompagnons et formons afin que chacun trouve sa méthode et son organisation.